時間かけすぎ!? ~メール対応を見直す4つのポイント~
日々の仕事のコミュニケーションツールとして欠かせないメール。
「ビジネスメール実態調査2019」によると、仕事における一日のメール平均件数は送信が約12通、受信が約38通だそう。
これだけのやり取りが発生しているとなると、きっと皆さんも相当な時間を費やしているはず。
そこで今回は、時間や手間をできるだけ最小限にし、さらに相手にも伝わりやすい内容のメール作成ポイントをいくつかご紹介したいと思います。
4つのポイントでメール対応を見直そう
1.わかりやすく、かつ簡潔な文面を心がける
まず第一に、くどい表現(丁寧すぎたり、へりくだりすぎ)は避けるようにしたいもの。
ついつい失礼のないように、と意識したり、また日本語の使い方が間違っていないかと気にして時間をかけてしまいがちですが、内容が伝わっていれば相手が不快に思うことはありません。
また、メールの一文を短くすれば、読みやすいでしょう。
そして自分自身の文面のパターンをいくつか決めておくと、その都度考える手間が省けるので、時間削減にもなりますね。
2.相手が求めている(知りたい)であろう内容を整理する
この “ひと手間” をかけたうえで文面を作成すれば、
相手からの質問や問い合わせがなくなり、
メールの回数も最小限で済みますね。
3.受信メールのチェックも最小限に
できればパソコンの通知機能はオフにし、
一日数回、時間を決めてまとめて確認・処理してみましょう。
メールを気にしない分、集中できるので、
仕事の効率アップにつながります。
4.ほんの“ちょっと”の「感謝」の言葉を添える
メールの文中にひと言、相手への感謝の言葉を添えてみませんか。
たとえば・・・
「いつも早急なご対応ありがとうございます!」
・・・といったひと言。
このちょっとしたことが印象のアップにつながると思います。
~おわりに~
意外と時間をかけてしまっているメール対応。
少しの工夫で大幅な時間の削減もできそうですね。
メール対応に限らずですが、
「省くべき手間」と「加えるべき手間」をきちんと区別して、
上手な時間の使い方を心がけていきたいものです。
m.c.
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